Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 30-07-2026

1. Wie is Kalm-O?

Kalm-O is een eenmanszaak die organisaties binnen de zorg ondersteunt op het gebied van administratieve ondersteuning, kwaliteitsmanagement, procesverbetering, projectondersteuning en digitale ondersteuning.

Kalm-O hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt en welke rechten je hebt.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam: Kalm-O

Eigenaar: Kimberly Obispo

KvK-nummer: 42123828

Vestigingsplaats: Loon op Zand

E-mailadres: info@kalm-o.nl

Website: www.kalm-o.nl

 

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Kalm-O?

Afhankelijk van de dienstverlening kan Kalm-O de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens

  • Naam

  • Bedrijfsnaam

  • Adresgegevens

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

Financiële gegevens

  • Factuurgegevens

  • Bankrekeningnummer

  • Btw-nummer

  • KvK-nummer

Gegevens tijdens de uitvoering van opdrachten

Afhankelijk van de opdracht kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.

Bijvoorbeeld:

  • E-mails

  • Agenda-afspraken

  • Documenten

  • Rapportages

  • Administratieve gegevens

  • Kwaliteitsdocumenten

Kalm-O verwerkt uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de afgesproken werkzaamheden.

 

3. Bijzondere persoonsgegevens

Kalm-O richt zich op organisaties binnen de zorg.

Bij sommige opdrachten kan Kalm-O namens een opdrachtgever indirect in aanraking komen met bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt:

  • In opdracht van de opdrachtgever;

  • Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;

  • Conform de afspraken in een eventuele verwerkersovereenkomst;

  • Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Kalm-O gebruikt deze gegevens nooit voor eigen doeleinden.

Kalm-O verwerkt bijzondere persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en binnen de instructies van de opdrachtgever.

 

4. Waarom verwerkt Kalm-O persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

  • Het beantwoorden van vragen;

  • Het opstellen van offertes;

  • Het uitvoeren van overeenkomsten;

  • Administratieve werkzaamheden;

  • Facturatie;

  • Communicatie met opdrachtgevers;

  • Kwaliteitsondersteuning;

  • Projectondersteuning;

  • Wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden.

 

5. Op welke grondslag verwerkt Kalm-O persoonsgegevens?

Kalm-O verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen uit de AVG:

  • Uitvoering van een overeenkomst;

  • Wettelijke verplichting;

  • Gerechtvaardigd belang;

  • Toestemming (indien vereist).

 

6. Hoe lang bewaart Kalm-O persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

In het algemeen gelden de volgende bewaartermijnen:

Gegevens

Bewaartermijn

Offertes- Maximaal 2 jaar

Correspondentie- Zolang noodzakelijk

Facturen- 7 jaar (wettelijke verplichting)

Administratie- 7 jaar

Projectdocumentatie- Zolang noodzakelijk voor de opdracht

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij de wet anders bepaalt.

 

7. Delen van persoonsgegevens

Kalm-O verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer:

  • Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht;

  • Dit wettelijk verplicht is;

  • Hiervoor toestemming is gegeven.

Indien derden persoonsgegevens verwerken namens Kalm-O, worden waar nodig afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Kalm-O verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

 

8. Gebruik van AI

Kalm-O kan gebruikmaken van AI als ondersteunend hulpmiddel bij administratieve of organisatorische werkzaamheden.

Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

·         AI ondersteunt de werkzaamheden.

·         Resultaten worden altijd gecontroleerd.

·         Zonder voorafgaande toestemming worden geen direct herleidbare of bijzondere persoonsgegevens verwerkt in openbaar toegankelijke AI-systemen.

 

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Kalm-O neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Hieronder vallen onder andere:

  • Sterke wachtwoorden;

  • tweestapsverificatie waar mogelijk;

  • Beveiligde cloudopslag;

  • Beveiligde apparaten;

  • Beperkte toegang tot gegevens;

  • Regelmatige software-updates.

  • Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) waar van toepassing.

 

10. Cookies

De website van Kalm-O maakt gebruik van functionele cookies en kan, afhankelijk van de instellingen, gebruikmaken van analytische of andere cookies. Voor zover wettelijk vereist wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd. Meer informatie is opgenomen in de cookieverklaring.

 

11. Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht om:

  • Je persoonsgegevens in te zien;

  • Persoonsgegevens te laten corrigeren;

  • Persoonsgegevens te laten verwijderen;

  • Bezwaar te maken tegen verwerking;

  • Verwerking te beperken;

  • Gegevens over te dragen;

  • Een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar:

info@kalm-o.nl

Kalm-O reageert in principe binnen één maand.

 

12. Klachten

Ben je niet tevreden over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem dan eerst contact op met Kalm-O.

Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

13. Wijzigingen

Kalm-O behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.